Confira mais um artigo da nossa “Quartas de evento”, matéria semanal, com assuntos relevantes no mundo dos eventos escrita por nosso CEO Vinicius Revitte.

Em um mundo ideal, todos os eventos seriam planejados com antecedência suficiente para garantir as melhores condições possíveis, tanto logísticas quanto financeiras. Recentemente participei de uma reunião com um de nossos clientes, o que me fez refletir do quão fundamental é o planejamento prévio para o sucesso de qualquer evento. Este cliente em específico possui uma empresa bem estabelecida, ele já sabe quais eventos vai realizar durante o ano e com isso, consegue gerir de forma mais eficaz seus recursos através de negociações antecipadas e consequentemente mais vantajosas.

A previsibilidade nos eventos facilita a organização e abre portas importantes para negociações mais assertivas e mais econômicas. Quando sabemos com antecedência o que precisaremos, temos tempo para tomar as melhores decisões, comparando preços e negociando condições que beneficiem ambas as partes. Por exemplo, ao garantir a data do evento com o fornecedor de audiovisual (Não esqueça da Criativa 😉) e o local onde o evento será realizado, os valores serão mais atrativos e evitará a inflação de preços decorrentes de reservas de última hora, que frequentemente ocorrem devido a alta demanda. Isso ocorre muito nos últimos três meses do ano, quando diversas empresas decidem realizar um evento de última hora e também devido as reservas para confraternizações de final de ano.

Portanto, negociar com antecedência significa garantir melhores preços e estabelecer relações de parceria com fornecedores. Isso permitirá que ambos os lados planejem seus recursos com mais eficiência e menor custo. Contratos bem definidos e negociados previamente também poderão incluir cláusulas que protejam ambas as partes em caso de mudança de rota, evitando custos e burocracias de quebra de contrato.

Quando uma empresa tem previsibilidade em seus eventos, isso impacta positivamente todos os envolvidos. Os fornecedores podem se preparar melhor, ajustar seus estoques e até mesmo otimizar sua produção e logística com base nas demandas futuras. Isso se traduz em custos operacionais reduzidos, que muitas vezes são repassados ao cliente através de preços mais competitivos.

E aproveitando esse assunto, hoje pela manhã antes de escrever o artigo de hoje, recebi o email da JJ News do Joel, sobre o “Modelo de Negócio Vencedor”, e acho que tem muito a ver com o artigo de hoje.

Quando falamos de planejamento e sucesso de um evento, podemos linkar diretamente as métricas de NSM e fazer algumas considerações:

Eficiência Operacional: Com um planejamento antecipado é possível reduzir custos operacionais em até 20%. Fizemos isso recentemente em uma de nossas negociações e essa economia foi repassada ao cliente. Isso impacta diretamente nossas métricas de NSM de forma positiva, pois conseguimos reduzir custos para nós e para nosso cliente, aumento consequentemente sua satisfação em trabalhar conosco.

Qualidade do Serviço: Com a equipe alinhada meses antes do evento, tivemos a oportunidade de planejar de forma mais detalhada todo o projeto e preparar contingências afim de evitar qualquer tipo de falha durante a entrega do projeto. Isso garantiu um evento sem interrupções técnicas, o que elevou nossa avaliação de satisfação do cliente. Também um reflexo direto em nossa NSM.

Relacionamentos de Longo Prazo: Quando firmamos contratos antecipados, também asseguramos parcerias de longo prazo. Como disse antes, isso garante melhores preços e também prioridade de atendimento, possibilitando entregas cada vez melhores aos nossos clientes, fortalecendo a confiança e a satisfação. Impactando em mais um pilar de nossa NSM.

E para concluir. O planejamento e a negociação antecipados são mais do que práticas de gestão eficazes, são estratégias essenciais que garantem o sucesso dos eventos e a saúde financeira de todos os envolvidos. Aqui na Criativa, fazemos um atendimento consultivo e orientamos todos os nossos clientes a adotar essa abordagem, não apenas para garantir o sucesso de seus eventos, mas também para construir uma base sólida para futuras iniciativas. 

Em última análise, um bom planejamento faz com que deixemos de gastar mais dinheiro e assegura que cada evento seja uma representação clara e impactante do propósito e da marca do cliente.

Espero que tenham gostado do artigo de hoje. Nos vemos na próxima semana. 😉