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Categoria: Eventos
15 de setembro de 2023

Audiovisual do evento: confira as etapas de planejamento e execução!

O planejamento do audiovisual do evento está diretamente atrelado ao seu sucesso. O microfone inapropriado pode arruinar uma palestra. Assim como manter uma iluminação adequada pode deixar o público “ligado” no discurso e nas apresentações.

Extrair o melhor que o audiovisual do evento pode proporcionar requer uma equipe capacitada, comprometida e criativa, além de equipamentos de ponta e planejamento! O planejamento, aliás, é a pedra basilar do audiovisual do evento.

No ano passado foram realizados cerca de 590 mil eventos no Brasil, segundo a Associação Brasileira de Promotores de Eventos (Abrape).

E no primeiro trimestre deste ano, em comparação ao mesmo período de 2022, a quantidade de eventos corporativos aumentou 36%. O dado foi extraído de um levantamento do Sympla, uma plataforma online para venda de ingressos dos eventos.

Para entregar com excelência, é preciso ir além do básico. E apenas conhecendo muito bem o objetivo a ser alcançado com o evento, o público-alvo e o local da realização é possível se destacar.

Neste artigo, você vai conferir o caminho a ser percorrido entre o briefing e a realização do audiovisual do evento. Vamos abordar cada etapa. Em caso de dúvida, basta clicar aqui e nos mandar uma mensagem. Em breve, nosso time entrará em contato com você! Se preferir, ligue para (11) 3731-7009.

Audiovisual do evento: fazendo o primeiro contato!

O planejamento do audiovisual do evento começa no primeiro contato. Nesse atendimento inicial, procuramos entender quais são as expectativas e os desejos do cliente para o evento.

Abordamos qual será o tipo de evento (palestra, curso, apresentação de produto, mentoria…), qual é o público estimado e onde ele será realizado.

Também é importante descobrir se haverá atividades extras como happy hour, balada, show (com banda ou Dj), pois tudo isso interfere na escolha dos equipamentos que serão utilizados no projeto do evento.

Com as informações apuradas, elaboramos uma prévia do projeto junto à equipe de delivery e fazemos a entrega do orçamento inicial. Após aprovação do primeiro orçamento, agendamos uma visita técnica. Esta etapa é crucial para conhecer as particularidades do local e, consequentemente, conferir o que será preciso para o audiovisual do evento e elaboração do projeto final.

audiovisual do evento

Como funciona uma visita técnica?

A visita técnica é extremamente importante para desenhar o projeto de acordo com o que o espaço oferece e necessita.

Durante a visita, colhemos vários dados. São aferidas as medidas exatas da área para a elaboração da planta baixa do projeto. Também checamos questões de energia, verificamos quais equipamentos podem ser utilizados no projeto conforme o espaço, a altura do pé direito, a existência de sistemas de emergência – como splinker e detectores de fumaça – e a necessidade de utilização ou não de geradores de energia.

Além de tudo isso, nossa equipe irá conferir aspectos referentes à logística, como a presença de caminhões e vans na região conforme as regras de trânsito e horários permitidos de circulação, estacionamento e horários de montagem e desmontagem.

Após esta minuciosa análise do local, são feitos os últimos ajustes na proposta inicial, que poderá ter alterações de valores para mais ou para menos, e a criação do projeto 3D.

O segredo do audiovisual do evento: O projeto 3D

Com todas as informações colhidas na visita técnica, montamos um projeto 3D. Uma projeção fiel de como será o audiovisual do evento no dia.

Para isso, usamos a planta do local do evento e montamos o projeto com todos os equipamentos que serão utilizados. Desta forma, o cliente tem uma noção real de como ficará a montagem do audiovisual do evento.

O projeto 3D traz literalmente todo audiovisual empregado no evento: painéis de led, caixas de som, TVs de retorno, iluminação de palco, iluminação cênica, cadeiras e até os palestrantes são representados.

Esta visualização pormenorizada permite conferir a identidade visual do evento em detalhes e com movimento. Será mais clean? Mais moderno? Alternativo? Essa informação é extremamente importante, permitindo que o cliente visualize exatamente como o projeto audiovisual ficará. Isso permite uma melhor análise do cliente e possibilita fazer modificações, a fim de atingirmos ao máximo o desejo dele.

produção de congressos e feiras

Gerenciando imprevistos a qualquer momento!

Durante a visita técnica, também prevemos tudo de errado que pode ocorrer no evento. Se o local tem áreas descobertas, risco de alagamento, sinal de celular e internet, interferências, capacidades elétrica… tudo mesmo. Antevemos toda espécie de imprevistos para estarmos prontos caso seja necessário.

Assim que o projeto 3D é aprovado, iniciamos o processo de documentação e faturamento, e o planejamento da logística de separação dos materiais e equipamentos que serão utilizados. Também já cuidamos da seleção de toda a equipe que atuará no controle e operação audiovisual do evento.

No dia da montagem, a equipe repassa todos os pontos a serem observados e inicia o processo de montagem. Ao final, todos os testes de som, áudio e vídeo são realizados para conferir se está tudo ok mesmo.

Esses mesmos testes serão repetidos duas horas antes do início do evento, para que nossa equipe tenha tempo hábil para realizar qualquer manutenção ou correção e para que tudo corra bem no início do evento.

produção de congressos e feiras

A equipe por trás do audiovisual do evento

A equipe da Criativa é formada por profissionais altamente capacitados para fazer do audiovisual do evento um verdadeiro sucesso.

O operador de vídeo é o responsável pela configuração e conteúdo que passará no painel de led, além de gerenciar as apresentações de cada palestrante. Antes do início de cada evento, o operador de vídeo configura o painel de led com toda a identidade visual do evento, configura as imagens de plano de fundo do painel e tudo que será mostrado no decorrer de cada apresentação.

O operador de áudio ajusta os parâmetros de equalização, reverberação, compressão de áudio e todos os outros efeitos sonoros necessários para obter o resultado desejado e o bom funcionamento de todos os equipamentos de áudio.

Além disso, ele prepara a playlist das músicas que tocarão durante todo o evento. Mas cuidado! O operador de áudio não é um sonoplasta. Portanto, caso o palestrante utilize músicas específicas durante sua apresentação e também para a subida e a descida de palco, um sonoplasta deverá ser contemplado no projeto.

O operador de iluminação faz com que a luz esteja confortável tanto para quem está no palco, quanto para o público. Ele controla a intensidade, as cores e os movimentos da iluminação cênica. A função requer muita atenção e sensibilidade para perceber cada momento que a luz precisa ser aumentada, diminuída, movimentada ou até mesmo apagada de forma geral, conforme a dinâmica do evento.

O assistente de palco cuida dos detalhes que precisam ser passados aos palestrantes. É ele quem avisa o horário de subir ao palco, que prepara quem irá falar (colocando o microfone e realizando os ajustes necessários) e que repassa todas as informações necessárias dos bastidores aos demais operadores.

É uma verdadeira orquestra, cujo maestro é o coordenador técnico. É ele quem comanda a equipe e passa informações do cliente ao time.

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Criativa Audiovisual a serviço do seu projeto!

Seja qual for o tamanho do seu projeto, conte com a Criativa para fornecer a melhor entrega audiovisual para o seu evento e te ajudar a impactar o seu público.

Nossa equipe, desde os sócios até os colaboradores, é composta por profissionais altamente capacitados, dedicados e preocupados com a entrega do seu evento. O objetivo da nossa equipe não é apenas fazer com que todos os equipamentos funcionem, mas fazer com que seu evento seja o melhor. E por isso a Criativa é a nova forma de fazer eventos!

Buscamos continuamente atualizações e aprendizados para nos mantermos na vanguarda do setor. Esta evolução frequente reflete diretamente na qualidade dos serviços que entregamos: experiências únicas.

Nossa localização, na Rodovia Raposo Tavares, permite um acesso ágil e eficiente aos mais diversos locais de realização de eventos. Nossa única “exigência” é realizar uma visita técnica no local escolhido para garantirmos que tudo ocorra perfeitamente e prever situações adversas para estarmos preparados para superar qualquer imprevisto.

Com mais de 5 mil eventos corporativos realizados em São Paulo ao longo dos 17 anos de vida da Criativa, acumulamos uma vasta experiência e expertise no setor. Se você está planejando realizar um evento corporativo, entre em contato com um dos nossos consultores clicando aqui e descubra como podemos ajudá-lo a realizar um evento incrível e alcançar seus objetivos com excelência.

E não se assuste com tanta qualidade. Nossa experiência permite os mais diversos tipos de orçamentos. Nosso objetivo não é apenas vender o projeto, mas te ajudar em todas as fases dele. Mande uma mensagem clicando aqui e tenha acesso a todos os benefícios que apresentamos hoje.

Se preferir, entre em contato diretamente conosco pelo telefone (11) 3788-2234.

Estamos ansiosos para trabalhar em conjunto na criação de um evento incrível e inesquecível. Afinal, somos a nova forma de fazer eventos!

Até a próxima!


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