Confira mais um artigo da nossa “Quartas de evento”, matéria semanal, com assuntos relevantes no mundo dos eventos escrita por nosso CEO Vinicius Revitte.

No universo dos eventos, imprevistos são inevitáveis. Ainda que todo o planejamento seja feito com a máxima atenção aos detalhes, é praticamente impossível prever todas as variáveis. E é exatamente nesses momentos que a capacidade de gestão de crises se torna o diferencial entre um evento mal-sucedido e um evento bem-sucedido.

Hoje, quero compartilhar uma experiência recente da Criativa, que ilustra a importância de estar preparado para o inesperado e de como aprender com cada situação.

Há alguns meses, fomos responsáveis pela parte audiovisual de um evento realizado fora da cidade de São Paulo. Como em todos os atendimentos que fazemos na Criativa, atuamos de forma consultiva, orientando o cliente sobre os cuidados necessários para o sucesso do evento. Uma das nossas recomendações foi a contratação de um gerador de qualidade, com manutenção preventiva em dia, para assegurar que qualquer eventual falha de energia não comprometesse o evento.

Infelizmente, por motivos de custo, nosso cliente optou por contratar um gerador local, diferente do que havíamos sugerido. Não é incomum que, em situações como essa, empresas locais de geradores não realizem as manutenções preventivas adequadas ou que os equipamentos não sejam usados com frequência. E, como prevíamos, o imprevisto aconteceu: o gerador parou de funcionar no meio do evento, resultando em uma queda total de energia.

Imagine um salão cheio, com participantes engajados e palestrantes prontos para entregar conteúdo de valor, e, de repente, tudo se apaga. O silêncio, a escuridão e o desconforto são apenas algumas das consequências imediatas. Nossa preocupação não era apenas com a execução do evento, mas também com nossa reputação. Em 18 anos de mercado, construímos uma marca sólida, reconhecida pela qualidade e pelo compromisso com nossos clientes. Tudo isso poderia ser afetado por um problema relacionado a um fornecedor externo. Para o público, não importa de quem é o gerador, o que eles veem é a nossa equipe no comando.

Neste cenário de crise, nossa equipe agiu rapidamente. Em questão de minutos, conseguimos contornar a situação, acionando soluções alternativas enquanto aguardávamos o suporte técnico para o gerador. Um dos nossos grandes diferenciais é o preparo da equipe para lidar com o inesperado, mantendo a calma e buscando soluções rápidas para minimizar os impactos no evento.

Esse episódio nos trouxe várias lições importantes, tanto para a Criativa quanto para nosso cliente. A principal delas é que a economia em pontos críticos pode sair muito caro. A escolha de um fornecedor de qualidade não deve ser feita apenas com base no custo, mas também na segurança e na confiabilidade que ele oferece. Aprendemos, mais uma vez, que é fundamental educar nossos clientes sobre os riscos envolvidos e reforçar a importância de seguir as recomendações técnicas para garantir que tudo saia conforme o planejado.

A gestão de crises é uma habilidade que se aperfeiçoa com a experiência e com a prática. Para nós, na Criativa, cada evento é uma oportunidade de aprendizado. Depois do ocorrido, revisamos nossos protocolos e buscamos formas de melhorar ainda mais nosso atendimento consultivo, garantindo que nossos clientes compreendam que nossas recomendações não são apenas uma questão de conveniência, mas sim de segurança e excelência na execução do evento.

Nosso papel como fornecedores de audiovisual vai muito além de entregar equipamentos e montar estruturas. Envolve garantir que cada detalhe seja pensado para proporcionar a melhor experiência possível ao público e ao cliente. E isso inclui, inevitavelmente, estar preparado para lidar com o inesperado, sempre com um plano B em mãos e uma equipe treinada para responder de forma rápida e eficaz.

Acredito que é importante compartilhar esses desafios para que todos os envolvidos na produção de eventos entendam o quanto é essencial ter parceiros comprometidos com o sucesso do projeto como um todo. Às vezes, um custo adicional à primeira vista pode ser a diferença entre um evento incrível e um desastre total.

Espero que este “Quartas de Evento” inspire você a refletir sobre a importância do planejamento e da escolha cuidadosa de fornecedores em seus próximos eventos.

Nos vemos na próxima semana 😉.